1С: Бухгалтерия предприятия. Как проверить корректность учета в справочнике Номенклатура?

Программа «1С: Бухгалтерия предприятия» является мощным средством, позволяющим автоматизировать отражение большинства ежедневных хозяйственных операций. Однако, даже самая мощная программа – это всего лишь инструмент в руках пользователя, и от ошибок, связанных с пресловутым человеческим фактором, никто не застрахован. Мы запускаем серию публикаций, в которых расскажем об основных механизмах, позволяющих проверить корректность учета в информационной базе, а также разберём настройки, которые существенно влияют на правильность ведения учета.

Очень часто ошибки ввода первичных документов, которые приводят к неприятным последствиям, являются чисто механическими, и у пользователя есть ряд средств, позволяющих такие ошибки минимизировать.

В первую очередь советуем вам обратить внимание на полноту и правильность заполнения справочника Номенклатура. Его элементы мы выбираем в большей части документов, создаваемых в программе: Поступление, Реализация, Требование-накладная, Отчет производства за смену и многих других. Именно поэтому очень важно корректно заполнять те реквизиты элементов справочника Номенклатура, которые в дальнейшем будут подтягиваться в документы по умолчанию: единицу измерения, ставку НДС, номенклатурную группу, статью затрат и т. д. Поскольку учет, как правило, ведётся по большому количеству позиций номенклатуры, лучше всего настроить отчет, в котором отразится их перечень вместе с основными реквизитами. Это будет гораздо удобнее, чем поочередно заходить в каждый элемент справочника для проверки.

Воспользуемся универсальным отчетом (меню Отчеты -> Стандартные отчеты -> Универсальный отчет). Далее нажимаем на кнопку Ещё -> Прочее -> Изменить вариант отчета (см. рис. 1).

Рис. 1. Универсальный отчет

Открывается окно настроек отчета. По кнопке Ещё -> Загрузить настройки (см. рис. 2) выбираем файл настроек ПроверкаСправочникаНоменклатура.xml, который Вы можете скачать по ссылке.

Рис. 2. Загружаем файл настроек

Затем поочередно нажимаем кнопки Завершить редактирование и Сформировать.

Пример сформированного отчета Вы можете увидеть на рис. 3.

Рис. 3. Пример сформированного отчета

Обратите внимание, номенклатура сгруппирована по виду. Это один из самых важных реквизитов элемента справочника (см. рис. 4), поскольку от него зависит выбор счета учёта той или иной номенклатурной позиции в программе (о том, как устанавливается соответствие между видом номенклатуры и счётом учета мы поговорим чуть ниже).

Рис. 4. Номенклатура сгруппирована по виду

С помощью сформированного отчета удобно проверить не только вид номенклатурной позиции, но и её единицу измерения, а также % НДС. Именно та ставка НДС, которая будет указана в карточке номенклатуры, по умолчанию подтянется в документы, создаваемые в информационной базе. Приведём пример. Всем нам известно, что ставка НДС для такого товара, как продукты питания, может быть либо общей – 20%, либо пониженной – 10% - в зависимости от вида товара. Так при реализации масла растительного необходимо использовать пониженную ставку, а при реализации масла сливочного – общую. Если по невнимательности в обеих номенклатурных позициях указать пониженную ставку – 10% (см. рис. 5), то именно она и подтянется в документ реализации (см. рис. 6).

Рис. 5. Пониженная ставка НДС 10% на масло

Рис. 6. Пониженная ставка подтянулась в документ реализации

Если бухгалтер не заметит ошибку, то пониженная ставка при реализации будет применена неправомерно. И даже если заметит, потратит дополнительное время на исправление. Очевидно, что гораздо удобнее сразу выбирать корректную ставку НДС при создании номенклатуры. Отчет, о котором мы говорили выше, поможет проверить ставки в уже созданных позициях.

Давайте ещё раз обратимся к рис. 6. Мы видим, что в колонке Счета учета для обеих позиций номенклатуры в документе не подтянулась Номенклатурная группа. Это произошло потому, что данный реквизит не заполнен для соответствующих элементов в справочнике (см. рис. 7).

Рис. 7. В документе не подтянулась Номенклатурная группа

Номенклатурная группа – это аналитика, с помощью которой можно детализировать прямые затраты организации, а также выручку и себестоимость. Корректное указание номенклатурной группы в документе очень важно для правильного расчета себестоимости в программе. То, каким образом настроить список Номенклатурных групп, зависит от потребностей конкретной организации. 

Предположим, наша фирма занимается изготовлением кондитерских изделий и хочет отдельно видеть выручку и себестоимость по таким видам продукции, как шоколадные конфеты и леденцы. В этом случае одноименные номенклатурные группы необходимо выбирать в колонке Счета учета документа Реализация (см. рис. 8).

Рис. 8. Документ Реализация товаров

Если реквизит Номенклатурная группа заполнить в карточке Номенклатуры (см. рис. 9), то его значение подтянется в документ автоматически, что, во-первых, значительно сократит время заполнения документа, а, во-вторых, уменьшит количество механических ошибок.

Рис. 9. Реквизит Номенклатурная группа нужно заполнить в карточке Номенклатуры 

Ещё одним важным реквизитом, который присутствует в карточке номенклатуры, является Статья затрат. Располагается он в разделе Производство (см. рис. 10) и указывается в таких документах, как Отчет производства за смену и Требование-накладная.

Рис. 10. Статья затрат в разделе Производство

Статья затрат, указанная в карточке, по умолчанию будет подтянута в эти документы. Если же, как в примере на рис. 10, статья затрат в карточке номенклатуры не выбрана, то она, останется не заполненной и в документе. Велика вероятность, что бухгалтер сразу не заметит ошибку, ведь сложностей с проведением в этом случае не возникает. Однако, анализ структуры затрат уже становится невозможным, и в дальнейшем возникнут проблемы при расчёте налога на прибыль и классификации расходов в налоговом учете.