Потенциал системы характеристик номенклатуры для принятия управленческих решений

Управленческие программы обладают большим спектром отчетов, анализирующих практически каждый факт деятельности компаний. Однако большинство этих программ обладает дополнительным функционалом, к которому пользователи успели привыкнуть и начать успешно использовать в учете, но в большинстве случаев, недооценивают его потенциал именно для принятия управленческих решений. Речь идет о характеристиках номенклатуры.

Характеристики номенклатуры позволяют получить дополнительную аналитику для управленцев.

Они необходимы для отражения дополнительных свойств номенклатуры в учете: размера, цвета, материала, а также отраслевых специфик. При этом характеристики, в отличие от привычных многим дополнительных реквизитов, позволяют вести еще и количественный учет, что открывает новые области применения. Они не обязательны, но часто позволяют получить дополнительную аналитику и облегчить справочники.

Наиболее полно продемонстрировать, чем именно данная аналитическая единица будет полезна управленцу, лучше всего на примере. Для этого выберем отрасль, в которой номенклатура может иметь достаточное количество свойств для наглядности. Пусть это будет производство электрических удлинителей.

Номенклатура здесь классифицируется по следующим параметрам: 

• максимальный ток, 
• число гнезд, 
• тип кабеля, 
• число жил и сечение, 
• длина кабеля, 
• цвет.

При желании можно добавить еще большое количество особенностей: качество обмотки, наличие выключателя, наличие заземления, тип розетки и тд. Все эти свойства можно использовать в качестве характеристики номенклатуры при постановке учета в управленческих программах. Стоит отметить, что совсем не обязательно переводить в характеристики все эти свойства, стоит выбрать именно те, которые отражают существенные отличия номенклатуры, а также важны для анализа.

Так при запросе номенклатуры клиента чаще всего получаем список вида:

• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (2м) БЕЛ
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (3м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (3м) ЧЕРН
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (5м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-011 6А 2 гн ПВС 2*0,75 (2м) ЗЕЛ
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (7м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (3м) БЕЛ
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (2м) 
• Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (2,2м) 

и так далее.

Список может быть очень большой.

При этом, на первый взгляд, позиции очень похожи и даже просто быстро найти нужную достаточно сложно. А если копнуть глубже?

Управленческая программа прежде всего существует для помощи в анализе текущего состояния, результатов и принятия решений для развития бизнеса.

Мы уже затрагивали основные вопросы, правильность и скорость получения ответов на которые, крайне важна для эффективности деятельности предприятия. Давайте их немного уточним в рамках конкретного примера.

1. Сколько всего удлинителей СТАНДАРТ продано в марте и апреле?

2. Удлинители какого метража/ с каким максимальным током/ с каким числом гнезд пользуется максимальным спросом?

Это маленькая часть тех вопросов, с которыми сталкивается управленец, но и их бывает достаточно для того, чтобы занять ответственного сотрудника на несколько часов даже имея управленческую программу. 

Ведь при отсутствии характеристик, когда полное наименование содержит в себе значения всех свойств, объектом аналитики становится именно номенклатурная позиция, а не свойство. Быстро можно узнать сколько, кому и когда продано именно удлинителей, внесенных в базу как Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 6А 3 гн ПВС 2*0,75 (5м) или Удлинитель СТАНДАРТ Р16-010 10А 3 гн ПВС 2*1 (2,2м), а вот чтобы узнать, покупают ли у нас вообще удлинители с тремя гнездами или исключительно с двумя, сотруднику придется вручную пересчитать, сколько проданных номенклатурных позиций содержат в наименовании нужное свойство. А потом приходит недоумение, ведь программа стоит, специалисты заняты, а продажи неэффективны…

Так выглядит отчет по продажам без характеристик:

А если бы характеристики все же использовали?

Первое, что бросается в глаза при введении в учет системы характеристик и начале заполнения номенклатурного справочника, это то, что самих позиций номенклатуры становится значительно меньше. В разы. Опустим рассуждение об уменьшении размера базы и оптимизации справочника, это и так уже очевидно. Но нас все еще интересует польза для управленца.

Так вот, после того, как значения свойств товара выведены из наименования номенклатурной позиции в характеристику, можем получить следующий вид окна при подборе:

В результате шифры, заложенные в наименовании, получают новую жизнь в виде обозначения свойств конкретной позиции. Это позволяет не перебирать справочник с всевозможными комбинациями значений, а сразу выбирать нужную.

Если характеристика уже встречалась, его можно просто выбрать.

При выборе значения свойства, в поле остаются только те характеристики, в которых оно указано. Если характеристика с таким свойствам ранее не использовалась, то можно будет создать новую. В следующий раз она будет в поле.

В заказе и в реализации сразу можно заменить новое одноименное поле, которое становится активным.

А теперь вернемся к заданным ранее вопросам.

До ввода системы характеристик ответить оперативно на них не получалось:

1. Сколько всего удлинителей данного формата (СТАНДАРТ) продано в марте и апреле?

Построим отчет, используя номенклатуру с характеристиками.

Ранее в отбор пришлось бы добавить все пятнадцать/двадцать/всю группу/категорию интересующих позиций.

А какие именно удлинители были проданы?

Из отчетов четко видно, что в марте было продано всего 95 удлинителей такого типа, а в апреле – 50. При этом, мы можем не уточнять, о каких именно удлинителях идет речь, хотя программа без проблем может предоставить нам и эту информацию.

2.  Удлинители какого метража/с каким максимальным током/с каким числом гнезд пользуются максимальным спросом? 

Опять строим уже знакомый нам отчет, не значительно поменяв его структуру. Теперь основным элементом является уже свойство Длина кабеля. Остальные параметры нас в данном случае не интересуют.

Из отчета видно, кабель длиной два метра покупают значительно чаще, чем семь метров.

Таким образом, мы продемонстрировали, насколько существенным может быть вовремя сделанный выбор «Использовать характеристики или нет» и какой потенциал кроется за этим уже привычным многим реквизитом.

Часто переформирование справочника, изменение привычек персонала, настройка отчетов впервые могут быть весьма трудоемкими. Однако получив доступ к столь широкому аналитическому пространству, быстро приходит понимание, что все затраты как финансовые, так и временные оказываются абсолютно оправданными. Теперь Ваша жизнь не будет прежней, не так ли?;)